Interview de Francis, gérant d’une agence digitale, et client Evizience

Pouvez-vous, en quelques mots, vous présenter et présenter votre activité ?

Je suis Francis Mahut, je co-dirige avec Emmanuelle Eymard l’agence Eficiens qui est une agence digitale créée en 2003. Basée à Paris et à Annecy, nous travaillons essentiellement avec une clientèle grand compte.

Nous sommes 18 collaborateurs, et nous travaillons en plus avec une dizaine d’experts, de freelances et de spécialistes métier en fonction des sujets que nous sommes amenés à traiter.

Nous avons deux types d’activités :

• une partie conseil média, où nous gérons des campagnes de publicité digitale, depuis le conseil, la conception, la mise en œuvre, l’achat média, jusqu’au reporting.
• et une partie création et développement où nous créons des dispositifs d’activation digitale. Cela peut être des sites ou mini sites, des jeux, ou des dispositifs publicitaires comme des bannières, des landings pages, des e-mailings ou des développements plus techniques.

Dans quelle mesure aviez-vous besoin d’un logiciel de gestion de feuilles de temps ? Et comment faisiez-vous avant ?

Suite au développement de l’agence ces 3 dernières années, nous nous sommes rendus compte intuitivement que sur un certain nombre de projets nous n’avions pas la rentabilité attendue. Mais entre l’intuition et la dure réalité des chiffres il y a parfois une différence. C’est donc à ce moment-là qu’on s’est dit qu’il fallait aller plus loin.

Précédemment, nous faisions un suivi avec une comptabilité analytique. Pour les gros projets, on faisait l’effort d’aller dans le détail en se demandant « quelle est la rentabilité sur le projet », « quel est le temps passé et quelles sont les ressources allouées ». Alors que sur des petits et moyens projets, un projet en chassant un autre, on ne prenait simplement pas le temps de se poser toutes ces questions.

Et comme on dit, c’est les petits ruisseaux qui font les grandes rivières. A la fin de l’année, ce sont les petits et moyens projets qui font la rentabilité ou non de l’agence.

Sachant que l’agence est rentable depuis 13 ans, nous n’avions pas de pression particulière. Mais on voulait aller plus loin et on voulait faire en sorte d’assurer la pérennité et le développement de notre agence.

Qu’est-ce que le logiciel Evizience vous a apporté ? Et quels en sont les résultats ?

Evizience nous impose beaucoup plus de rigueur à tous les niveaux, aussi bien dans l’identification des coûts directs (achat d’arts, achat de lots, achat de matières) que dans l’identification du temps passé. Maintenant chaque collaborateur de l’agence a pour mission de rapporter jour après jour le plus précisément possible le temps qu’il passe sur chaque projet.

Nous n’étions pas à ce niveau de détail précédemment. Et le fait d’avoir cette « obligation » permet une bien meilleure qualité du suivi des projets. Finalement, Evizience nous a apporté un contrôle beaucoup plus précis des coûts, dépenses et revenus.

Cela a plusieurs intérêts, notamment le côté « temps réel » qui est extrêmement précieux. En effet, pouvoir évaluer en temps réel le temps passé sur un projet nous permet d’identifier des dérapages, et éventuellement de revenir vers le client si le temps prévu a été largement dépassé (même si c’est rarement possible de par notre typologie de client), ce qui nous amènes ensuite à de la négociation commerciale.

Et puis enfin, c’est un effet d’expérience. C’est à dire que sur ce type de projet, nous devons faire la fois suivante un devis qui soit plus en rapport avec le temps effectivement consommé.

Par exemple, dans le digital nous sommes confrontés, régulièrement et depuis longtemps, au problème suivant : le client a tendance à dire que le temps passé n’est pas « vrai » parce que le travail réalisé est « virtuel ».

Autant un client dans le domaine de la communication n’aura aucun problème à accepter une modification sur une création publicitaire (pour un spot télé ou pour une publicité print par exemple), autant si on lui dit qu’il faut refaire une landing page ou refaire la home page d’un mini site (ce qui peut nécessiter 3, 4 ou 5 jours homme), il ne va pas accepter aussi facilement.

Alors qu’avec Evizience, je peux revenir vers le client en lui disant : « non, pour modifier une landing page c’est tant d’heures de concepteur, de rédacteur, d’intégrateur, de DA, etc ».

Auriez-vous un exemple concret des effets bénéfiques du logiciel Evizience sur votre agence ?

Oui, nous avons réalisé un très beau site pour notre client le PMU en partenariat avec le PSG, avec un très haut niveau de d’exigence en termes de qualité.

Il y a un an, ce projet avait vraiment dérapé en terme de temps passé, parce qu’en travaillant avec des structures aussi pointues et exigeantes que le PMU et le PSG, cela nous a amenés à faire des dizaines d’allers et retours créatifs.

Alors que maintenant, en ayant la capacité de prouver noir sur blanc et au fil du temps passé avec le client qu’effectivement nous avions très largement dépassé les budgets alloués, nous avons pu avoir une discussion commerciale fructueuse.

Et surtout pour la saison 2, on a pu être plus fin et plus précis sur les postes de dépenses. A savoir que sur certains postes on a pu faire des économies et en faire bénéficier le client, et puis sur d’autres postes on a dû les augmenter, parce que justement il y avait ce niveau d’exigence.

Avec le logiciel Evizience on avait toutes les cartes en main pour le prouver.

Quels autres logiciels utilisez-vous ?

Nous sommes une structure très « éclatée » puisqu’on a des talents aussi bien en interne qu’en externe sur une dizaine de sites facilement. Nous utilisons donc depuis plus de 10 ans des outils collaboratifs.

Le principal c’est Dropbox, on était l’un des tout premiers clients Dropbox entreprise en Europe il y a 7 ou 8 ans de cela. Mais également les Google apps qu’on utilise massivement.

On utilise ensuite des systèmes de gestion de projets, Podio notamment, avec lequel on va gérer les projets créatifs et techniques. Et puis après on utilise des logiciels métiers comme GitHub, BrowserStack, EmailOnAcid, etc. Tous ces outils sont des logiciels en mode SaaS.

Aussi, pour la comptabilité et la facturation, on utilise le logiciel Sage.

Finalement, recommanderiez-vous Evizience ?

Oui tout à fait. Nous avions un doute au départ sur le suivi, le support et la stabilité, parce que c’est important de ne pas perdre ses données quand on a saisi des milliers d’heures. Il est en effet possible de faire des choses très ergonomiques, très sympathiques et pleines de couleurs, mais si derrière ce n’est pas fiable, cela ne sert à rien. Avec ce type d’outil, la première qualité, au-delà des fonctionnalités, c’est la fiabilité et la sécurité. Nous avons été tout à fait rassurés sur ces aspects-là.

Quelle note nous donneriez-vous ?

Je vous donne la note de 8/10.

Si vous deviez à nouveau faire le choix d’un logiciel de suivi du temps, quel choix feriez-vous aujourd’hui ?

On ferait surtout ce choix plus tôt. On aurait dû le faire il y a 4 ou 5 ans.