Comment mettre en place un système de feuilles de temps efficace sans vous fâcher avec vos collaborateurs ?

7 mai 2015

L’implantation d’un système de suivi du temps ne s’improvise pas, voici 5 bonnes pratiques à appliquer pour en tirer le meilleur.

1. Communiquez en amont avec vos salariés sur l’utilité du système

Evidemment, la mise en place d’un tel système doit être expliqué. Vos collaborateurs doivent comprendre à quoi servira ce travail et quelles en seront les conséquences.

Prenez donc le temps nécessaire pour expliquer les bénéfices de ce système et répondre aux remarques qui vous seront faites, le but est de rassurer les plus réticents et de motiver ceux qui vous suivent déjà.

Par exemple, vous pouvez expliquer à vos employés que la mise en place d’un système de feuilles de temps vous permettra d’obtenir des estimations fiables du temps passé sur chaque livrable de façon à pouvoir ensuite allouer dans le planning le temps nécessaire pour réaliser les travaux. Egalement, cela vous permettra de connaitre le coût réel des projets, afin de pouvoir faire des devis plus justes et ainsi améliorer à moyen terme la rentabilité de l’agence.

Enfin, n’oubliez pas de préciser à vos collaborateurs que l’objectif n’est pas de les surveiller. Et n’hésitez pas à vous engager, dites leur que ce système ne restera en place qu’à condition qu’il porte ses fruits.

2. Déterminez le bon niveau de détail

Il faut déjà déterminer les informations qui vous seront utiles. Est-ce que le nombre d’heures passées sur le projet vous suffit ? Ou bien vous avez besoin du nombre d’heures passées sur chacun des livrables du projet ?

Il est important aussi de prendre en compte le fait qu’un niveau de détail trop élevé va alourdir le processus de saisie pour vos employés.

3. Imposez une saisie au fil de l’eau

Les données saisies doivent êtres fiables et précises. Si vos employés ne saisissent leur temps qu’en fin de journée, ou encore pire, en fin de semaine, ils risquent alors de faire des approximations faute de se souvenir exactement du temps passé sur chaque activité pour chaque projet. Et ces approximations peuvent alors vous coûter chères.

Il est bien plus efficace de saisir le temps passé à chaque fois que vous changez d’activité et à chaque fin de demi-journée au maximum.

4. Faites un retour à vos salariés sur les résultats du système

C’est le point le plus important de tous. Il est indispensable d’expliquer en amont de la mise en place, mais vous n’obtiendrez l’approbation de vos collaborateurs qu’au moment où vous leur aurez réellement prouvé l’utilité de ce système.

Par exemple, construisez un rapport clair et précis pour montrer le temps moyen passé sur chaque type de projet et discutez en avec chacun de vos collaborateurs.

Ou alors, faites une étude de cas en réunion, vous pourrez expliquer comment vous avez pu négocier le prix d’un projet client grâce aux données de rentabilité des précédents projets de ce client (données obtenues à partir du temps passé sur chaque projet et du coût de revient horaire de vos salariés) ou simplement grâce à votre historique du temps moyen nécessaire pour réaliser la prestation demandée par ce client.

5. Une astuce « magique »

Sachez qu’il est aussi très efficace d’annoncer la mise en place d’un intéressement aux bénéfices en même temps que la mise en place d’un système de suivi du temps. Vous pourrez alors expliquer que c’est ce procédé qui va vous permettre de piloter la rentabilité de l’entreprise de façon plus fine et in fine pérenniser les bénéfices de l’entreprise et assurer un intéressement plus important et/ou plus régulier.

Et vous ?

Quelle est votre expérience sur ce sujet ?
Avez-vous rencontré des difficultés lors de la mise en place d’un système de reporting comme celui-ci ? Comment avez vous fait pour les surmonter ?

Exprimez vous en dessous dans la zone réservée aux commentaires :-)

Photographie par Nicolas Courlet sous licence CC BY-NC-ND 2.0

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Hugo Iunk

Fondateur de Evizience.com